L’objectif fondamental d’un dispositif VAS-IC est la transformation d’informations sur l’environnement de l’entreprise, et de signes faibles en particulier, en forces motrices pour l’action des managers. C’est pourquoi cette étape est situé au centre de la figure. Pour effectuer cette transformation nous proposons la création collective de sens à partir d’informations dont nous avons indiqué les caractéristiques.

Définition de Création Collective de Sens. La « création collective de sens » est l’opération collective au cours de laquelle sont créés du « sens ajouté », de la connaissance à partir de certaines informations qui jouent le rôle de stimuli inducteurs, et au moyen d’interactions entre les participants à la séance de travail collectif, ainsi qu’entre les participants et les diverses mémoires (tacites et formelles) de l’entreprise. Le résultat de la création collective de sens est la formulation de conclusions provisoires plausibles (hypothèses) devant déboucher sur des actions effectives. C’est aussi la création collective de connaissances.

La création collective de sens est le cœur du dispositif VAS-IC, mais la question est « comment faire ? ». Nous proposons la méthode Puzzle. La construction du Puzzle est le problème crucial de la VAS-IC. La méthode Puzzle permet, au moyen d’heuristiques, de structurer la réflexion collective du groupe de travail. Elle aide notamment :
- à ouvrir l’imagination des participants en prenant pour point de départ des informations « disponibles », formelles et tacites, celles-ci jouant le rôle de stimuli ;
- à « voir entre les informations » disponibles et à combler les « vides » ;
- à stimuler les interactions entre les participants ;
- à expliciter le raisonnement collectif ainsi effectué ;
- à fournir des aides à la visualisation des raisonnements ;
- à rendre le raisonnement communicable à d’autres personnes hors du groupe de travail ;
- à garantir la traçabilité des raisonnements effectués collectivement ;
- à aider à mémoriser les raisonnements et les justificatifs des choix effectués collectivement.

Voici les principales raisons pour vouloir créer du sens.

Caractéristiques des informations :
- sachant que nous parlons d’informations VAS-IC, les informations disponibles à un moment donné (au moment de la séance de création de sens, par exemple) sont inévitablement fragmentaires et incomplètes (parfois on démarre une séance avec guère plus de cinq informations). Il faut donc compléter ces informations avec les informations tacites que les participants ont en tête ;
- les informations disponibles sont ambiguës : il est nécessaire de se demander « qu’est-ce qu’il pourrait y avoir derrière » ;
- la « réalité » qu’un individu « voit » dans une information n’est pas l’unique réalité qu’il peut y voir lui-même. Cette réalité dépend du point de vue auquel il se place (dépendance bien mise en évidence, de façon imagée, par le phénomène d’anamorphose). Or le point de vue d’un individu varie d’un moment à un autre ;
- les informations sont fragmentaires : il faut chercher à établir des liens entre elles et mettre en évidence les manques ;
- les informations disponibles sont suspectes à priori. Le recoupement des opinions est un bon moyen pour augmenter leur fiabilité ;
- chaque individu n’a qu’une vision partielle des choses. La création collective de sens conduit à une vision plus large et plus complète (bien que non exhaustive).
Biais cognitifs des personnes :
- l’interprétation collective d’une information est un bon moyen pour réduire l’effet déformant des biais cognitifs individuels ;
- l’interprétation collective des informations est un bon moyen pour réduire ce que les spécialistes appellent la « myopie managériale » ;
- une information qui répondrait à un besoin précis peut fort bien n’exister nulle part. Donc il est hors de question de chercher à se la procurer. Mais il est parfois possible de « créer », de « construire » une approximation de cette information à partir de fragments qui, eux, sont déjà disponibles ou bien peuvent être accessibles.

Comment créer collectivement du sens.
Comment réaliser une séance de travail de création de sens : voici les étapes.
1 – Préparer le tableau mural (ou l’écran ordinateur sur lequel on va travailler collectivement), utilisé en largeur (gauche->droite) et en hauteur (haut->bas).
2 – Afficher les informations disponibles et concernant le sujet à l’ordre du jour.
3 – Démarrer, stimuler et entretenir la réflexion collective. Utiliser, pour cela, les heuristiques de création collective de sens de la méthode Puzzle®.
4 – Etablir la liste des hypothèses plausibles qui ont émergé durant la séance.
5 – Etablir la liste des actions qui devront être effectuées à la suite de la création de sens.
La stimulation et la conduite des réflexions collectives sont facilitées par l’usage d’heuristiques faisant partie de la méthode Puzzle.

La réalisation pratique de la séance de création collective de sens avec la méthode Puzzle®, ainsi que la mise au propre des traces des raisonnements (traçabilité) et du compte rendu en temps réel, sont largement facilitées par l’usage du logiciel Puzzle®.

NB. Le lecteur qui serait intéressé par plus de détails pourra entrer en contact avec notre équipe. Cette offre est plutôt réservée à des entreprises.